اما دقیقاً در همین لحظه که احساس می‌کنید همه چیز خوب پیش رفته است، مصاحبه‌کننده از شما سوالی می‌پرسد که دست و پای خود را گم می‌کنید. سوالی که این طور آغاز می‌شود: «خب، کمی از زمانی بگویید که با چالش (X) روبرو بوده‌اید؟». شما در این لحظه نمی‌دانید که چطور پاسخ او را بدهید، هرچه به مغز خود برای پاسخ دادن به سوال فشار می‌آورید؛ فایده‌ای ندارد. سعی می‌کنید با عوض کردن موضوع و یا تعریف کردن یک داستان اندکی وقت بخرید.
اول از همه، لازم است که بدانید همه ما در این موقعیت‌ها قرار گرفته‌ایم، بنابراین در چنین شرایطی بهتر است آرامش خود را حفظ کنید. پاسخ دادن به این سوالات در مصاحبه برای همه دشوار است. اما خبر خوب این است که استراتژی و متدی بسیار جالب برای پاسخ دادن به این سوالات وحشت‌آور وجود دارد. این متد، متد مصاحبه STAR نام دارد.
شاید قبلاً نام این متد به گوشتان خورده باشد. ما در ادامه به شما خواهیم گفت که اصلاً این متد STAR چیست و چگونه باید در مصاحبه‌های شغلی آن را به کار گرفت.
متد مصاحبه STAR چیست و چطور کار می‌کند؟
متد مصاحبه STAR، فرمت یا فرآیندی کاملاً مستقیم را پیشنهاد می‌کند که به کمک آن می‌توانید سوالات رفتاری که در مصاحبه‌ها به طور ناگهانی از شما پرسیده می‌شود را به خوبی پاسخ دهید.
اما منظور از سوالات رفتاری چیست؟ سوالات رفتاری به مجموع سوالاتی اطلاق می‌شود که در آن‌ها از کارجو می‌خواهند نحوۀ مدیریت چالش یا یک موقعیت دشوار که در محل کار با آن مواجه بوده را با یک مثال واضح توضیح دهد.
شناخت این سوالات آن‌قدرها دشوار نیست، بنابراین اصلاً لازم نیست نگران باشید. این سوالات معمولاً نشانه‌هایی این چنینی در ابتدای خود دارند یا به شکل جملات زیر پرسیده می‌شوند:
- به من از لحظه‌ای بگو که …
- وقتی که … اتفاق افتاد چه کار کردید؟
- آیا به حالا شده…؟
- یه مثال از … بزن
- موقعیتی را که … توصیف کنید
پاسخ دادن به این سوالات با استفاده از متد مصاحبه STAR راه و رسم خودش را دارد. در ابتدا باید به استفاده از مثالی مناسب به عنوان پاسخ به آن سوال فکر کنید. پس از آن، باید دقت کنید پاسخ‌های خود را با دقت کافی ارائه کنید و از پاسخ‌های جسته گریخته و گنگ بپرهیزید.
مدل مصاحبه STAR به شما کمک می‌کند، که پاسخ‌های خود را به شکلی منظم، طبقه‌بندی شده و قابل فهم ارائه کنید. متد STAR با ارائه چارچوبی بسیار آسان و روان به کارجویان کمک می‌کند تا داستانی کاملاً معنی‌دار و موثر در پاسخ به سوالات مصاحبه شغلی ارائه کند.
حال بیایید با هم این چارچوب را به شکل جزئی‌تری بررسی کنیم. کلمۀ STAR مخفف و سرنامِ چهار کلمه است:
- Situation (موقعیت): موقعیتی یا چالشی که با آن روبرو بوده‌اید را به خوبی بازسازی کنید و جزئیات لازم برای مثال خود را ارائه دهید.
- Task (شرح وظیفه): توضیح دهید که وظیفۀ شما در آن موقعیت چه بوده است.
- Action (اقدامات): به طور دقیق توضیح دهید که چه اقدامات و چه قدم‌هایی را در جهت رفع موانع برداشتید.
- Result (نتیجه): نتایجی که اقدامات شما دربرداشته را هم به طور دقیق شرح دهید.
با استفاده از این چهار جزء می‌توانید داستان خود را به بهترین شکل ممکن روایت کنید. قطعاً پذیرفتن داستانی که به اندازه کافی متمرکز و دقیق است، بسیار آسان‌تر خواهد بود. ارائه یک داستان قابل هضم و همین‌طور مجاب‌کننده به مصاحبه‌کننده می‌تواند تا حد زیادی او را قانع کند. در بعضی موارد دیده شده حتی کارفرمایان با توجه به این پاسخ‌ها در خصوص شایستگی افراد تصمیم می‌گیرند. بنابراین متد مصاحبه STAR می‌تواند به طور مستقیم در سرنوشت استخدام افراد موثر باشد.
چگونه با متد مصاحبه STAR به سوالات مصاحبه‌کننده پاسخ دهیم؟
دانستن سرنام، تنها قدم اول بود و مهم این است که بدانید چطور از متد مصاحبه STAR استفاده کنید. برای استفاده از روش مصاحبه STAR باید قدم‌های زیر را به دقت و به طور مرتب پیاده‌سازی کنید:
مثال مناسبی پیدا کنید
متد مصاحبه STAR برای شما مفید نخواهد بود، مگر اینکه داستانی کاملاً نامربوط را با استفاده از آن به پاسخی کاملاً دقیق تبدیل کنید. بنابراین بسیار مهم است که نقطه شروع به اندازه کافی مناسب باشد و بتوان سناریوی مناسبی را با توجه به آن ادامه داده و داستان را پیش برد.
البته لازم است بدانید این امکان وجود ندارد که پیشاپیش از سوال چالش برانگیز کارفرما اطلاع داشته باشید. با در نظر گرفتن این موضوع، هوشمندانه است که همیشه چند داستان فوق‌العاده در ذهن خود داشته باشید تا بتوانید آن‌ها را برحسب سوالاتی که می‌شنوید دستکاری کرده و سازگار کنید.
پیش از حضور در جلسات مصاحبه سوالات احتمالی و پاسخ‌های خود را در ذهنتان مرور کنید. سعی کنید با فکر کردن به پاسخ‌ها، آن‌ها را به بلوغ برسانید.
اگر در جلسات مصاحبه و زمانی که از شما سوالی پرسیده شد، ناچارید با خود کلنجار بروید تا بتوانید داستان مناسب را از میان داستان‌های خود انتخاب کرده و شروع به تعریف کردن کنید، مشکلی نیست؛ طبیعی است که لحظه‌ای فکر کرده و پس از آن شروع به تعریف کردن کنید، یا حتی می‌توانید یکی دو دقیقه وقت بگیرید و به مثالی مناسب فکر کنید.
همان‌طور که با هم خواندیم اگر بخواهیم از مدل مصاحبه STAR به خوبی بهره ببریم، در اولین مرحله باید مثالی مناسب انتخاب کنیم.
موقعیت را به خوبی و متناسب با سوالی که پرسیده شده طراحی کنید
وقتی داستان مناسب را انتخاب کردید، اکنون وقت آن رسیده تا صحنه را بچینید. اینکه هوس کنید یک سری جزئیات غیر ضروری را برای پر و بال دادن به داستان خود اضافه کنید شاید باعث شود داستان جالب‌تر به نظر بیاید، اما باید در نظر داشته باشید این جزئیات ممکن است مصاحبه‌کننده را خسته کند.
برای مثال اگر مصاحبه‌کننده از شما راجع به عدم برآورده کردن انتظارات مشتری سوال کرد و از شما خواست که چنین موقعیتی از تجربیات پیشین خود را توصیف کنید، لزوماً بدین معنی نیست که او دوست دارد داستان آشنایی و شروع به کار مشتری با شما و قصه کلی پروژه را بداند.
اگر چنین سوالاتی از شما پرسیده شد، مصاحبه‌کننده از شما انتظار دارد که تصویری کلی از موقعیت ترسیم کرده و پیچیدگی‌های آن را شرح دهید. این توضیحات کمک می‌کند تا مصاحبه‌کننده نتایج را به طور ملموس و عمیق‌تری احساس کند. بنابراین سعی کنید تا اجزای قصه را دقیق و متمرکز نگاه داشته و قسمت‌های مربوط را تا حد امکان حفظ کرده و قسمت‌های نامربوط را هم حذف کنید.
توجه داشته باشید که متد مصاحبه STAR طوری طراحی شده که بیش از همه چیز، آسان باشد. بسیاری از افراد جزئیات بیش از اندازه و طولانی را به پاسخ‌های خود اضافه می‌کنند. توصیه ما این است که برای هر حرف سرنام (اس – تی – اِی – آر) حدود یکی دو جمله کفایت می‌کند.
اقدامات و وظایف خود را برجسته کنید
در تمام مدت پاسخ‌گویی به سوالات، در نظر داشته باشید که دلیل پاسخ شما تنها نشان دادن نقش کلیدی‌تان در ماجراست. بنابراین این قسمتِ داستان از قسمت‌هایی است که برای شما اهمیت بیشتری خواهد داشت.
بنابراین باید دقت داشته باشید در این بخش نقش خود را پررنگ جلوه دهید، از مسئولیتهای مورد انتظار برای عنوان شغلی خود بگویید، و پس از آن تعریف کنید کدام اقدام و عملکرد شما باعث شد نتایج خارق‌العاده‌ای رقم بخورد.
اشاره‌ای به نحوه عملکرد خود داشته باشید
اکنون که مصاحبه‌کننده وظایف شما را می‌داند، وقت آن رسیده تا اقداماتی که صورت داده‌اید را تشریح کنید. باید توضیح دهید که چه اقداماتی را برای رسیدن به این نتایج و حل کردن این مشکلات پشت سر گذاشته‌اید. این قسمت هم جز قسمت‌های بسیار مهم متد مصاحبه STAR خواهد بود.
در این بخش باید از پاسخ‌های مبهمی مانند: «سخت کار کرده‌ام» یا «در این خصوص تحقیقات بسیاری انجام داده‌ام» پرهیز کنید.
این فرصت یکی از معدود شانس‌های شماست تا بتوانید تلاش خود را به نمایش بگذارید. در این بخش باید عمقی پیش رفته و مطمئن شوید که اطلاعات کافی راجع به اقدامات خود ارائه کرده‌اید. مثلاً اینکه با تیمی خاص کار کرده‌اید، یا از نرم‌افزاری مخصوص استفاده کرده‌اید، یا اینکه برنامه‌ای خاص و حرفه‌ای طراحی کرده‌اید. این‌ها و امثال این‌ها چیزهایی است که مصاحبه‌کننده می‌خواهد از شما بشنود.
نتایج را به دقت تشریح کنید
در این بخش زمان آن رسیده تا پیش چشم مصاحبه‌کننده بدرخشید و توضیح دهید که چگونه اثری مثبت گذاشته‌اید. بخش آخر پاسخ شما باید نتایج اقدامات‌تان را شرح دهد. در نظر داشته باشید که نتایج باید مثبت باشند، وگرنه بهتر است چنین داستانی را اصلاً تعریف نکنید. هیچ مصاحبه‌کننده‌ای با شنیدن اخراج شدن شما در آخر داستان، تحت تاثیر مثبت قرار نخواهد گرفت.
البته این موضوع اصلاً بدین معنا نیست که نباید داستان‌هایتان در خصوص مشکلات و چالش‌های فعلی باشد. اما به خاطر داشته باشید اگر درباره شکست‌ها و اشتباهات‌تان هم صحبت کردید، در پایان از یادگیری و پیشرفت خود سخن بگویید.
باید بدانید که مهم‌ترین بخشِ پاسخ شما همین قسمت است. بسیاری از کارجویان، این قسمت پاسخ خود را به اندازه کافی واضح و دقیق مطرح نمیکنند و نمی‌گویند که حضور آنان و اقدامات‌شان دقیقاً چه تاثیری داشته است. هر قسمتی را هم از قلم می‌اندازید این قسمت را دقیق و کامل پیش ببرید.
مصاحبه‌کنندگان غیر از اینکه دوست دارند بدانند چه کارهایی انجام داده‌اید، می‌خواهند دلایل شما و همین‌طور نتایج کارهای شما را نیز بدانند. نتایج اگر به صورت آمار و ارقام باشند بسیار موثرتر خواهند بود. تجربه نشان داده افراد با اعداد و ارقام بیشتر تحت تاثیر قرار می‌گیرند.
جمع‌بندی
اکنون با توضیحاتی که داده شد متد مصاحبه STAR به نظر منطقی و شفاف می‌رسد. حالا با هم یک سوال و یک جواب مناسب را بررسی می‌کنیم تا دقیق‌تر بتوانیم متد STAR را حس کنیم.
مصاحبه‌کننده می‌پرسد از موقعیتی برایم بگو که مجبور بودی خیلی دقیق و استراتژیک پیش بروی تا بتوانی تمام اولویت‌های اصلی را برآورده کنی.
پاسخ درست بر مبنای متد STAR:
- موقعیت (S): در شغل قبلی‌ام که مسئولیت فروش را بر عهده داشتم از من خواسته شد تا مسئول انتقال به سیستم جدید مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) باشم. این مسئولیت سنگین علاوه بر وظایف روتین و روزانه بخش CRM و بخش فروش بود که کار من را سخت و سخت‌تر می‌کرد.
- وظیفه (T): هدف این بود که بدون آنکه میزان فروشِ من کاهش پیدا کند، پایگاه داده CRM را تا پایان پاییز به سیستم‌های جدید منتقل کنم.
- اقدام (A): برای این کار لازم بود بدانم چطور زمان را مدیریت کنم و از تک‌تک لحظاتم نهایتِ استفاده را ببرم. بنابراین، روزی یک ساعت را منحصراً برای انتقال اطلاعات به سیستم مدیریت جدید در نظر گرفته و جای آن را در تقویمم رزرو کردم. در طول این مدت، علاوه بر اینکه بر انتقال اطلاعات کار کردم، سعی کردم اطلاعات از رده خارج را نیز پاک کرده و اطلاعات لازم را نیز وارد سیستم کنم. همین زمان کوتاهِ یک ساعته در طول روز توانست به من کمک کند تا نه تنها به خوبی و به موقع کار را به اتمام برسانم، بلکه در وظایف روزانه فروش و CRM هم اختلالی اتفاق نیافتد.
- نتیجه (R): در نهایت، این انتقال داده‌ها دو هفته پیش از موعد نهایی با موفقیت به پایان رسید. البته باید بگویم فصل پاییز هم با ۱۰% افزایش نسبت به فروش میانگین آن فصل، رکوردی بسیار خوبی به جا گذاشت.
متد مصاحبه STAR ممکن است در ابتدا برای شما طولانی و خسته‌کننده به نظر برسد، اما با اندکی تمرین خواهید دید که تا چه میزان آسان خواهد بود. سعی کنید با تمرین و تکرار در مقابل آینه و حتی رفتن به مصاحبه‌های کوچک، لحن و حس خود را راحت و طبیعی کنید.
با اندکی آمادگی و استراتژی، سوالات رفتاری مصاحبه دیگر برای شما سخت نخواهد بود، بلکه به فرصتی برای تاکید بر توانایی‌های شما تبدیل خواهد شد، به شرطی که متد مصاحبه STAR را خوب به کار گیرید.
نظر شما در این رابطه چیست؟ چه تجربه‌ای از سوالات رفتاری چالش‌برانگیز در مصاحبه‌ها دارید؟ تجربیاتتان را با ما در میان بگذارید.
